الاجتماع وسيلة تفاهم وتشاور وتواصل راقي ما بين الناس في الحي او العمل وعلى مستوى المؤسسات والدول لدراسة وفحص اراء وافكار وتصورات وتحليلات الشركاء حول موضوع مستهدف وذلك للخروج بتوافق محدد ومرضى للغالبية ان لم يكن الكل وقد يكون الموضوع اجتماع اسري وقد يكون الاجتماع مرتبط بكيان محدد او ربما لمجلس ادارة شركة او اجتماع للجمعية او رابطة/ نادي وهنالك اجتماعات رسمية تخص متطلبات عمل جهة حكومية معينة واي كان نوع الاجتماع فالبعض يحتاج جلسات دورية سنوية والي فترات انعقاد متواصلة نظرا لتشعب تفاصيل الموضوع وقد يتحول بعض الاجتماعات ذات المواضيع الحساسة الي شد وجذب ما بين الحضور مما قد يعكر صفو الحضور وبالرغم من ان الهدف وراء الاجتماعات هو الوصول الي قناعات ترضي المشاركين وان يخلص بنقاط وقرارات جوهرية واضحة دون ان تاخذ المنهي الغير مرغوب و بعيدا من التشدد و التعصب والتي ربما تقود الي نشوب خلافات ونزاعات قد تكون عميقة جراء سوء الفهم او عدم وضوح ونقص المعلومة وضبابية الرؤية ولغياب عملية الترتيب والتنظيم والتخطيط السليم المسبق للانعقاد مما قد يقود الي فشل الاجتماع دون تحقيق الاهداف المرجوةً وأحيانا ينتهي محدثا شرخا وشقاقا ما بين شركاء المصلحة. فالتواصل ما بين الافراد باحترام ومودة والإنصات والاستماع والردود وردود الفعل الايجابي هو مفتاح نهوض الاعمال نحو الريادة والاجتماع الناجح هو الخطوة الاولى لتحقيق المقاصد اذا ما تم التركيز على تفعيل المفاتيح التالية قبل وأثناء الاجتماع :-
١- الاستعداد المبكر اي قبل ان تبداء يجب تحديد موضوع الاجتماع ونوعية الحضور واختيار المكان او الوسيلة الملائمة لطبيعة الاجتماع
٢-تحديد جدول اعمال الاجتماع ويجب تحديد موعد ومدة الاجتماع وعدم زيادة الوقت عن ما هو مقرر لان الناس لديهم ارتباطات اخرى مهمة.
٣- الالتزام بوقت الاجتماع
والالتزام في بداية الاجتماع بالزمن المحدد لان الانتظار الطويل قد يجعل الحضور الشعور بالملل
٤- الاختيار الدقيق للمدعوين
يجب تحديد الأشخاص المستهدفون. لطبيعة الاجتماع وخاصة في الاجتماعات العلمية
والتخصصية واطلاعهم مواضيع الاجتماع قبل وقت كافي.
٥- التركيز فقط على الاجندة
والحرص على عدم اتاحة الفرصة للخروج من نقاط الاجتماع المحددة مسبقا تفاديا لضياع الوقت
٦-العدالة في توزيع فرص المشاركة لكل الحضور وتفادي سيطرة الحديث لأشخاص فقط
٧- تقييم مستوى الاجتماع تعزز روح الفريق والاحساس بمشاركة النجاح
فلكل عمل اهداف وقيم فالاجتماع المرتب دائما يعتبر راس الرمح لبلوغ أقصى قمم الاعمال ولتصويب البوصلة وتصحيح المسار في بعض الأحيان لذلك علينا الأخذ بالاسباب ومفاتيح نجاح الاجتماعات هو الأساس لنهضة الاعمال والمشاريع والمستقبل المشرق
دكتور طاهر سيدابراهيم
عضو الأكاديمية العربية الكندية
Tahir-67@hotmail.com
